Prima di pianificare ed organizzare una qualunque attività in piscina è necessario valutare l’effettiva disponibilità dell’impianto sportivo in cui si è chiamati ad operare, considerando la struttura nel suo insieme.

Ogni azienda deve possedere un Management che con compiti ben precisi ed obiettivi predefiniti sviluppi e gestisca le innumerevoli problematiche legate alla propria attività.

Una piscina, nella sua struttura aziendale non deve differire da una qualunque azienda, pertanto vanno previste delle figure chiave nella propria organizzazione (ruoli e mansioni), con una struttura di compiti ben definita (organigramma aziendale). Ogni componente va indirizzato verso un percorso formativo e di aggiornamento ben definito, a seconda delle sue mansioni e competenze.

Da un punto di vista gestionale il primo passo da compiere sarà quello di definire la struttura della propria azienda dal punto di vista delle risorse umane.

CREAZIONE DELL’ORGANIGRAMMA

Ogni organizzazione sportiva si suddivide come preferisce in base alle proprie esigenze e caratteristiche. Ci sono organizzazioni semplici composte da 2 persone, altre molto complesse composte da oltre 30 - 40 componenti.

Di seguito andremo ad analizzare le strutture più complesse dove compiti, ruoli ed obiettivi sono ben differenziati, in quanto nell’altro caso, dove i gruppi sono molto ristretti ci sono alcune caratteristiche che per forza di cose si realizzano sempre, caratteristiche del gruppo ristretto:
•Scarsa differenziazione dei ruoli.
•Spazio circoscritto di vivibilità.
•Comunicazione faccia a faccia.
•Partecipazione dei membri alle decisioni

Il gruppo numeroso si differenzia quindi chiaramente per un alto numero di componenti che comporta una gerarchia ed una distinzione dei ruoli fondamentale.

In ogni azienda è necessario strutturare una gerarchia che permetta la miglior gestione delle risorse umane, con diverse suddivisioni dei ruoli in base ai propri compiti ed obiettivi.

Le soluzioni che si possono adottare sono innumerevoli, quello che conta è che la “catena del comando” sia chiara e rispettata da ogni componente del team e che sia strutturata in modo tale da permettere ad ognuno di lavorare al meglio.

SCELTA DEI RUOLI E DELLE MANSIONI

Come si è visto dalle varie forme di organigramma i ruoli presenti in una piscina sono differenti, ognuno con la sua importanza, ognuno con il suo ruolo ben definito. Ogni ruolo rappresenta spesso un area di lavoro o parte della stessa in quanto composta da differenti ruoli, ogni area possiede delle mansioni, ovvero delle procedure di lavoro rivolte al raggiungimento dell’obiettivo finale (ad esempio per far funzionare l’impianto sportivo al meglio delle sue possibilità).

Le mansioni vanno assegnate ai componenti dello staff attribuendo loro delle responsabilità riferite ai propri compiti. Ogni mansionario non contiene solamente la descrizione dei compiti, ma anche i processi lavorativi per il raggiungimento degli obiettivi. Il mansionario non deve essere creato come uno strumento rigido e non modificabile ma, al contrario, va realizzato, modificato e aggiornato insieme ai collaboratori.

Questa è la differenza tra i mansionari tradizionali, che contenevano la lista dei compiti da svolgere e quelli contemporanei, in cui si esprimono i percorsi orientati al raggiungimento degli obiettivi e alle tipologie di comportamento in linea con la filosofia dell’azienda.

Le differenze sono molto sottili, ma incidono in maniera evidente sui comportamenti dello staff, ad esempio:
•pulire il piano vasca ogni sera”;
•fare in modo che il piano vasca sia sempre pulito”;
•fare l’appello ogni lezione”;
•avere sempre sotto controllo le presenze dei propri allievi”;
•rispondere al telefono entro 2 squilli”;
•fare in modo che le persone non aspettino in linea”.

Il tutto deve essere comunicato in forma scritta, in modo da evitare eventuali incomprensioni del tipo “ma non avevo capito...”, “ma mi avevi detto che...”, in quanto la forma scritta è sempre la più chiara e comprensibile.

Il mansionario è scritto anche perché:
•Stimola i membri dello staff a chiedere chiarimenti e a dare suggerimenti per migliorarlo.
•Permette ad ognuno di riflettere su quello che c’è scritto.
•Ottiene maggiore attenzione.
•Aumenta la percezione di organizzazione tra i membri dello staff.
•Lo scritto si sostituisce solamente con altro scritto.
•Le riflessioni del gruppo sui contenuti permettono di renderlo uno strumento VIVO, che verrà spesso ripreso, corretto e migliorato.

Nell’ottica di un sistema organizzativo improntato sulla qualità il mansionario risulta essere uno strumento fondamentale a disposizione dello staff per il raggiungimento degli obiettivi previsti.

PIANIFICAZIONE DEGLI AGGIORNAMENTI

In ogni organizzazione aziendale e, nello specifico, in una organizzazione sportiva la pianificazione dei percorsi formativi ed informativi rivestono un ruolo importantissimo per la motivazione e la crescita dello staff (tecnico, commerciale, organizzativo).

La formazione diventa un valore aggiunto necessario per il miglioramento e la crescita del gruppo. In una società dove la materia prima è la conoscenza, la formazione e l’informazione diventano attività strategiche per la continua ricerca di un vantaggio competitivo. Ogni organizzazione deve preventivare a inizio anno un budget per la formazione.

La formazione deve avvenire:
•All’esterno dell’azienda, in occasione di corsi, seminari, convegni (anche come premio/benefit per incentivare i propri collaboratori).
•All’interno dell’azienda, come scambio di esperienze, di professionalità differenti, di competenze acquisite dai vari componenti del team.

Vanno pertanto previsti percorsi formativi suddivisi per i vari settori operativi del Centro, nello specifico, ci saranno cammini differenti per:
•Lo staff organizzativo.
•Lo staff tecnico-didattico.
•Lo staff commerciale.
•Lo staff di assistenza spogliatoi e pulizie.
•Lo staff manutenzione.

In cui ognuno troverà nuovi stimoli e competenze per crescere e migliorare.
Quello che serve ad ogni componente è la necessità di percepire il bisogno di conoscere e possedere sempre più informazioni legate al proprio lavoro.

L’ISTRUTTORE VENDITORE

L’istruttore rappresenta uno dei componenti del Front Desk, in un certo senso è l’attore primario di tutta l’organizzazione della piscina.

Se la segreteria è quella che vende la prima iscrizione, l’insegnante è quello che permette e realizza le successive, che fidelizza il cliente per il massimo del tempo possibile. Lui è il tramite tra il cliente e l’organizzazione, è colui che ascolta, colui che segnala i disagi del cliente, colui che insegna, motiva e agisce sulle persone in riferimento all’attività prescelta.

L’istruttore riveste un ruolo ed un’importanza unica all’interno del Centro, è spesso colui il quale innalza al massimo il Valore in Uso utilizzato dal cliente.

LA SELEZIONE DELLO STAFF

La selezione dello staff è un percorso difficile ma molto importante, è il momento in cui si scelgono i nuovi componenti da inserire nello staff, vediamo in dettaglio come procedere.
Vediamo in forma schematica il percorso di selezione, le tipologie e gli aspetti da decidere prima della ricerca del personale ed il percorso di inserimento nel team.

Fasi del processo di selezione:
a) Scelta dei Curriculum Vitae corrispondenti alle caratteristiche da noi richieste.
b) Convocazione del/dei candidati (meglio se scritta).
c) Compilazioni schede informative ad uso interno all’azienda (informazioni che più ci possono interessare).
d) Compilazione test o questionari attitudinali.
e) Interviste di gruppo/individuali.
f) Selezione dei/del candidato.
g) Secondo colloquio.

Tipi di colloquio
a) Di gruppo: per osservare i comportamenti sociali, le attitudini al lavoro di gruppo, le capacità di ascolto, gli atteggiamenti sociali, le tipologie di domande. Deve seguire un secondo colloquio per la selezione mirate della/delle persone.

b) Individuale: tra candidato e selezionatore o più selezionatori (anche in colloqui successivi), permette di entrare nel vivo delle competenze del candidato, per comprendere le sue capacità di comunicazione, è più preciso nel dare risposte in base alle proprie esigenze.

Elementi da decidere prima di effettuare la selezione del profilo ideale:
a) Le mansioni (insegnante, animatore, venditore, manutentore, hostess, promoter, animatore, ecc.).
b) Le competenze (tecniche e didattiche, relazionali, percorsi di studio, esperienze).
c) La collocazione (settore di attività e ruolo nello staff).
d) Flessibilità e disponibilità (giorni ed orari, turnazioni, complementarietà, rigidità di ruolo e mansioni).
e) Durata contrattuale (periodo di lavoro).
f) Aspetti economici, fiscali, amministrativi.

La selezione del profilo più idoneo alla propria organizzazione deve rispondere alle seguenti domande:
1) Quale valore dare alle singole parti del Curriculum?
2) Chi serve effettivamente per coprire il ruolo che stiamo cercando?
3) Il candidato selezionato sarà inseribile facilmente nel team già esistente?
4) Il carattere e la personalità del candidato sono adatti al target del Centro?
5) Nell’inserimento nello staff la presenza del candidato produrrà:
•maggiori stimoli;
•maggiori competenze agli altri;
•maggiori o minori equilibri;
•miglioramenti;
•conflitti, invidie, paure;
•maggiori o minori costi.

Avviare i collaboratori:
Il percorso di inserimento serve per insegnare ai nuovi collaboratori qualcosa di più del semplice”che cosa ci si aspetta da loro”, prima riusciranno a sintonizzarsi sugli obiettivi, le aspettative e la mission del Centro, più in fretta entreranno di diritto a far parte del team di lavoro.

La parola d’ordine è “ACCOGLIENZA” (come con i clienti), il collaboratore deve sentirsi accettato immediatamente, deve sentirsi importante e deve provare da subito il peso delle prime responsabilità. I nuovi vanno istruiti sulla storia del Centro (il percorso dell’azienda, le tappe fondamentali, ecc..), sugli obiettivi e gli scopi (per comprendere quale strada percorrere), sui servizi e le attività presenti (per avere un’idea chiara e precisa di ciò che li circonda), sulle strutture e le tecnologie (informazioni brevi e chiare), sui componenti dello staff(nomi, ruolo e competenze), sui clienti (per capire da subito con chi avranno a che fare).

Il neo collaboratore dovrà aver chiaro da subito il proprio ruolo (cosa fare, quali protocolli, fin dove esporsi, come comportarsi) all’interno dell’azienda, dovrà dimostrare di averlo compreso e dovrà essere messo in condizioni di lavorare al meglio delle sue possibilità.

Il responsabile dell’inserimento del nuovo collaboratore per non sbagliare dovrà porsi egli stesso una domanda: “cosa avrei bisogno di sapere o di conoscere per poter lavorare al meglio ed inserirmi velocemente”? Rispondendo con onestà potrà aiutare efficacemente l’ultimo arrivato nel suo lavoro.

Se vuoi approfondire questo argomento partecipa al corso di Gestione tecnica dell'impianto natatorio

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Estratto dal manuale del corso di gestione tecnica dell'impianto natatorio dello stesso autore

a cura di D.Cereda
Diplomato ISEF
Laureato in Scienze Motorie
Club manager di impianti natatori
Formatore CONI

Se vuoi approfondire questo argomento partecipa al corso di Gestione tecnica dell'impianto natatorio